تتم الكتابة على خطوتين. المساعد يقترح؛ وأنت تؤكد. وحتى تضغط الزر لا يُحفظ شيء، وليس لدى المساعد أي وسيلة لضغطه نيابةً عنك.
اطلب مستندًا
Section titled “اطلب مستندًا”- صف ما تريده: «سجّل مصروفًا بقيمة 640 لكهرباء DEWA مدفوعًا بتحويل بنكي اليوم»، أو «أصدر فاتورة لشركة Gulf Tech Solutions مقابل 12 ساعة استشارات بسعر 400».
- يبحث المساعد عن العميل أو المورد أو الصنف أو الحساب الذي ذكرته. وإن لم يكن موجودًا، يعرض إنشاءه أولًا — على هيئة اقتراح أيضًا.
- تظهر بطاقة اقتراح بالتفاصيل المستخلصة والإجماليات التقديرية.
راجع وأكّد
Section titled “راجع وأكّد”تحقق من الطرف والبنود والمبالغ والضريبة والتاريخ. ثم:
- تأكيد — يُنشأ المستند. تُحفظ الفاتورة على هيئة مسودة قابلة للتعديل ما لم تطلب إصدارها. وتُستلم المشتريات وتُرحَّل ما لم تطلب مسودة. وتُحفظ عروض الأسعار وإشعارات الدائن والمدين الجديدة على هيئة مسودات. أما المصروفات والمدفوعات وقيود التحويل وقيود اليومية فتُرحَّل فورًا، وكذلك إرسال مسودة فاتورة أو اعتماد مسودة مشتريات أو ترحيل إشعار دائن أو مدين. وتوضح البطاقة أيّ ذلك قبل أن تؤكد. أما التعديل فلا يُرحِّل شيئًا: تعرض البطاقة كل حقل سيتغيّر بقيمته الحالية والجديدة — وفي مسودة الفاتورة أو المشتريات تعرض البنود قبل التعديل وبعده — ولا تُمَسّ البيانات البنكية أبدًا.
- إلغاء — لا يحدث شيء. أخبر المساعد بما تريد تغييره فيقترح نسخة مصحّحة.
تنتهي صلاحية الاقتراحات إن لم تُؤكَّد، ويعيد التأكيد التحقق من صلاحياتك في تلك اللحظة — فالاقتراح الذي لم تعد مخوَّلًا بإجرائه لا يمكن تأكيده.
ما يمكن اقتراحه
Section titled “ما يمكن اقتراحه”| الاقتراح | النتيجة عند التأكيد |
|---|---|
| فاتورة جديدة | مسودة فاتورة، أو فاتورة مُرسلة إن طلبت إصدارها |
| مشتريات جديدة | مشتريات مستلمة (مرحَّلة)، أو مسودة إن طلبتها |
| إرسال فاتورة | تُرسل مسودة الفاتورة التي حددتها وتُرحَّل |
| اعتماد مشتريات | تُستلم مسودة المشتريات التي حددتها وتُرحَّل |
| مصروف جديد | مصروف مرحَّل |
| دفعة | دفعة عميل مرحَّلة |
| تخصيص دفعة | دفعة عميل مرحَّلة، موزَّعة على الفواتير التي حددتها |
| دفعة لمورد | دفعة مورد مرحَّلة، مقابل مشتريات أو على حساب المورد |
| قيد تحويل جديد | تحويل مرحَّل بين حسابين نقديين أو بنكيين |
| عرض سعر جديد | يُحفظ عرض السعر، ولا يُرحَّل شيء |
| فاتورة من عرض سعر | مسودة فاتورة بتاريخ اليوم مبنية على بنود عرض السعر، ويُعلَّم عرض السعر بأنه محوّل |
| تعديل مسودة فاتورة | تُحدَّث مسودة الفاتورة — التغييرات المعروضة في البطاقة فقط |
| تعديل مسودة مشتريات | تُحدَّث مسودة المشتريات — التغييرات المعروضة في البطاقة فقط |
| مرتجع مبيعات جديد | مسودة مرتجع مبيعات (إشعار دائن) مقابل الفاتورة التي حددتها |
| اعتماد مرتجع مبيعات | يُعتمد مرتجع المبيعات ويُرحَّل إشعارًا دائنًا، فينقص ما يدين به العميل |
| مرتجع مشتريات جديد | مسودة مرتجع مشتريات (إشعار مدين) مقابل المشتريات التي حددتها |
| اعتماد مرتجع مشتريات | يُعتمد مرتجع المشتريات ويُرحَّل إشعارًا مدينًا، فينقص ما تدين به للمورد |
| تخصيص دفعة لمورد | دفعة مورد مرحَّلة، موزَّعة على المشتريات التي حددتها |
| قيد يومية جديد | قيد يومية يدوي مرحَّل |
| حساب جديد | حساب يُضاف إلى دليل الحسابات |
| تعديل الحساب | يُحدَّث اسم الحساب أو وصفه |
| صنف جديد | صنف مُنشأ في الكتالوج |
| تعديل الصنف | يُحدَّث الصنف — الحقول المعروضة في البطاقة فقط |
| عميل جديد / مورد جديد | سجل مُنشأ |
| تعديل العميل | تُحدَّث بيانات العميل — الحقول المعروضة في البطاقة فقط |
| تعديل المورد | تُحدَّث بيانات المورد — الحقول المعروضة في البطاقة فقط |
| كشف حساب بنكي جديد | مسودة كشف حساب بنكي بكل الأسطر التي أدخلتها، جاهزة للمطابقة |
| مطابقات كشف الحساب البنكي | تُطابَق أسطر الكشف التي حددتها مع المعاملات المعروضة، أو تُتجاهَل |
| قيد يومية من سطر كشف الحساب | قيد يومية مرحَّل لسطر الكشف، مطابَق معه |
| مطابقة كشف الحساب البنكي | يُعلَّم الكشف بأنه تمت مطابقته |
| موازنة جديدة | مسودة موازنة للسنة المالية، أو الموازنة الرئيسية النشطة إن طلبتها، تُحسب مبالغها من العام الماضي أو من هدف للإيرادات أو من موازنة أخرى؛ ولا يُرحَّل شيء |
| تعديل مبالغ الموازنة | تُحدَّث مبالغ الموازنة — التغييرات المعروضة في البطاقة فقط؛ ولا يُرحَّل شيء |
افتراضيًا، لا يستطيع اقتراح مدفوعات العملاء وتخصيص الدفعات ومدفوعات الموردين وتخصيصها وقيود التحويل وقيود اليومية (ومنها القيد من سطر بنكي) والحسابات الجديدة أو المعدّلة والموازنات الجديدة أو تغيير مبالغها إلا المالك أو المدير. ويستطيع الأعضاء اقتراح عروض الأسعار وإشعارات الدائن والمدين وتعديل مسودات الفواتير والمشتريات وتعديل الأصناف، وكشوف الحسابات البنكية ومطابقة أسطرها وإتمام مطابقتها، كما يستطيع أي عضو في الفريق يملك صلاحية إدارة العملاء أو الموردين — أي كل عضو افتراضيًا — اقتراح تعديل بياناتهم. ولا يمكن لقيد يومية يدوي أن يستخدم حسابات المراقبة للذمم المدينة أو الذمم الدائنة أو الضريبة أو حقوق الملكية، فهذه لا تتغير إلا عبر مستنداتها. وفي النشاط التجاري السعودي، تعرض بطاقة اقتراح الفاتورة أو إشعار الدائن أيضًا فحص ZATCA — الأخطاء والتحذيرات نفسها التي يعرضها النموذج — قبل أن تؤكد.
وكل ما عدا ذلك — الإبطال والحذف والاسترداد وعكس القيود وفك مطابقة سطر بنكي وتعديل المستندات المرحَّلة أو أي سجل آخر — يُجرى في التطبيق. ويحتاج إشعار الدائن أو المدين دائمًا إلى الفاتورة أو المشتريات التي يصحّحها.