حالات الفاتورة والإبطال والشطب
تمر الفاتورة بمجموعة صغيرة من الحالات. اثنتان منها — ملغاة ومشطوبة — تصحيحات، ولكل منهما معنى مختلف في دفاترك.
الحالات
Section titled “الحالات”| الحالة | كيف تصل إليها | دفتر الأستاذ |
|---|---|---|
| مسودة | أُنشئت ولم تُرسل. قابلة للتعديل بالكامل. | لا شيء مرحّل. |
| مرسلة | اخترت إرسال. الرقم والإجماليات نهائية. | رُحّلت الذمم المدينة والإيرادات والضريبة. |
| مدفوعة جزئيًا | سُجّلت دفعة أصغر من الرصيد. | النقدية مقابل الذمم المدينة. |
| مدفوعة | تغطي الدفعات الإجمالي. | — |
| ملغاة | أبطلت فاتورة مرسلة لا دفعات عليها. | يُعكس القيد الأصلي. |
| مشطوبة | شطبت الرصيد غير المدفوع كدين معدوم. | مصروف الديون المعدومة مقابل الذمم المدينة. |
متأخرة ليست حالة: بل هي فلتر لفواتير بحالة مرسلة أو مدفوعة جزئيًا انقضى تاريخ استحقاقها. وتستخدمه القائمة ولوحة التحكم والإشعارات جميعًا.
إبطال فاتورة
Section titled “إبطال فاتورة”أبطل الفاتورة التي ما كان ينبغي أن توجد أصلًا — عميل خاطئ أو نسخة مكررة أو طلب ملغى. الإبطال يعكس الإيراد، كأن البيع لم يحدث.
- افتح الفاتورة واختر إبطال في الترويسة.
- أكّد. تحتفظ الفاتورة برقمها وتبقى ظاهرة بحالة ملغاة.
القواعد:
- لا يمكن إبطال إلا الفواتير بحالة مرسلة التي ليس عليها دفعات ولا تخصيصات ولا إشعارات دائنة مفتوحة. احذف الدفعة أو اعكسها أولًا، أو استخدم إشعارًا دائنًا بدلًا من ذلك.
- لا يمكن إبطال الفواتير السعودية التي اعتمدتها ZATCA أو أُبلغت بها — أصدر إشعارًا دائنًا. راجع السعودية.
- يتطلب الإبطال صلاحية invoices.void (المالكون والمديرون افتراضيًا).
شطب دين معدوم
Section titled “شطب دين معدوم”اشطب عندما يكون البيع حقيقيًا لكن العميل لن يدفع. يبقى الإيراد كما هو؛ وتُسجَّل الخسارة كمصروف في الفترة التي تتخلى فيها عن الدين.
يتم الشطب حاليًا عبر واجهة OneBooks البرمجية (POST /invoices/{id}/write-off — من تطبيق متصل، أو بواسطة محاسبك عبر منصة المطورين) أو بطلب ذلك من الدعم؛ ومن المخطط إضافة زر في صفحة الفاتورة. يأخذ الاستدعاء المبلغ (افتراضيًا: الرصيد كاملًا؛ ويُسمح بالشطب الجزئي) والتاريخ والسبب.
القواعد:
- يحوّل الشطب الكامل الحالة إلى مشطوبة ولا يمكن تسجيل أي دفعة عليها بعد ذلك.
- يُبقي الشطب الجزئي الفاتورة قابلة للدفع فيما تبقّى.
- يتطلب صلاحية invoices.writeOff (المالكون والمديرون افتراضيًا).
إبطال أم شطب — أيهما؟
Section titled “إبطال أم شطب — أيهما؟”| الحالة | استخدم |
|---|---|
| نسخة مكررة، أو عميل خاطئ، أو طلب أُلغي قبل التسليم | إبطال |
| أُعيدت البضاعة أو خُفّض السعر بعد التسليم | إشعار دائن — مرتجعات المبيعات |
| يعترض العميل على جزء من المبلغ وتوافقه | إشعار دائن بالجزء المعترض عليه |
| أفلس العميل أو لن يدفع أبدًا | شطب |