تُفوتر الفاتورة العميل. ما دامت مسودة يمكنك تغيير أي شيء فيها؛ وحين تصبح مرسلة تكون نهائية ومرقّمة ومرحّلة إلى دفتر الأستاذ، وتجري التصحيحات عبر إشعار دائن أو إبطال.
القائمة
Section titled “القائمة”يعرض المبيعات → الفواتير كل فاتورة مع حالتها وتاريخ استحقاقها ورصيدها. صفِّ بحسب الحالة (بما فيها متأخرة وغير مدفوعة) أو بحسب التاريخ، أو ابحث بالرقم أو العميل. وتعرض بطاقات الملخص ما هو مستحق، وما هو متأخر، وما يستحق هذا الأسبوع.
إنشاء فاتورة
Section titled “إنشاء فاتورة”- اختر إنشاء فاتورة (أو إنشاء سريع → فاتورة مبيعات من أي صفحة).
- الفاتورة إلى — اختر عميلًا، أو اكتب اسمًا جديدًا وأضفه في الحال.
- تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق — يُحدَّد تاريخ الاستحقاق افتراضيًا من شروط الدفع الخاصة بالعميل أو الشركة.
- المرجع — اختياري، مثل رقم أمر الشراء لدى العميل.
- البنود — اختر صنفًا (فتُملأ أوصافه وسعره ونسبة ضريبته) أو اكتب وصفًا؛ وحدد الكمية وسعر الوحدة (حتى أربع منازل عشرية) ونسبة الضريبة. اختر إضافة بند لمزيد من البنود.
- الخصم — نسبة مئوية أو مبلغ ثابت، يُطبَّق على المجموع الفرعي قبل الضريبة.
- ملاحظات / شروط — شروط الدفع والبيانات البنكية وعبارات الشكر.
- حفظ كمسودة، أو حفظ ثم الإرسال.
الضريبة على كل بند
Section titled “الضريبة على كل بند”يحمل كل بند نسبته الخاصة، فيمكن لفاتورة واحدة أن تجمع بين بنود بالنسبة القياسية والمخفّضة والصفرية. وعند تفعيل أسعار شاملة الضريبة تتضمن أسعار الوحدات الضريبة وتعرض لوحة الإجماليات الضريبة المستخرجة. راجع إعدادات الضريبة.
الاحتساب العكسي
Section titled “الاحتساب العكسي”فعّل الاحتساب العكسي عندما يكون العميل هو من يحتسب الضريبة (مثل بعض التوريدات بين الشركات عبر الحدود). عندها لا تحمل الفاتورة سطر ضريبة، ويحتسب العميل الضريبة ذاتيًا. ولا يمكن تغيير هذا الخيار إلا ما دامت الفاتورة مسودة.
تضبط الشركات الهندية أيضًا مكان التوريد (رمز الولاية)، الذي يحدد ما إذا كانت ضريبة GST تنقسم إلى CGST/SGST أو IGST في تقارير GSTR. راجع الهند.
تعديل مسودة
Section titled “تعديل مسودة”افتح مسودة واختر تعديل. لا يمكن تعديل البنود والخصم والاحتساب العكسي إلا ما دامت الفاتورة مسودة — فهي تغيّر الإجماليات وبالتالي القيد المحاسبي. وتبقى الملاحظات والشروط والمرجع قابلة للتعديل بعد الإرسال.
إرسال فاتورة
Section titled “إرسال فاتورة”- في نموذج الفاتورة اختر حفظ وإرسال، أو افتح مسودة فاتورة واختر قناة من الترويسة.
- اختر البريد الإلكتروني (إلى بريد العميل) أو WhatsApp (يفتح رسالة فيها رابط ملف PDF) أو تنزيل ملف PDF (لترسل الملف بنفسك).
تصبح الحالة مرسلة ويُرحَّل القيد المحاسبي. وترى الشركات السعودية أيضًا حالة الإرسال إلى ZATCA — راجع السعودية.
بعد الإرسال
Section titled “بعد الإرسال”- تنزيل ملف PDF في أي وقت؛ ويأتي التخطيط من قالب الطباعة الخاص بك.
- WhatsApp والبريد الإلكتروني يعيدان إرسال الفاتورة.
- تسجيل دفعة — راجع الدفعات المستلمة.
- المرفقات — أرفق إشعار التسليم الموقّع أو أمر الشراء.
- عرض قيد اليومية (وضع المحاسب) يعرض الأسطر المرحّلة.
- إبطال — راجع حالات الفاتورة والإبطال والشطب.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
Section titled “استكشاف الأخطاء وإصلاحها”- «لا يمكن الترحيل في … — هذه الفترة مقفلة.» يقع تاريخ الفاتورة في سنة مالية مقفلة أو مغلقة. غيّر التاريخ أو ألغِ قفل الفترة — السنوات المالية.
- «… يسبق تاريخ إنشاء الشركة». لا يُسمح بالتأريخ الرجعي قبل تاريخ بدء الشركة؛ استخدم رصيدًا افتتاحيًا للديون السابقة.
- تُرفض التواريخ المستقبلية. لا يمكن تأريخ الفواتير بعد اليوم.