Estados de factura, anulación y cancelación

Una factura pasa por un pequeño conjunto de estados. Dos de ellos — Anulada e Incobrable — son correcciones, y significan cosas distintas para tus libros.

Estados

Estado	Cómo se llega a él	Libro mayor
Borrador	Creada pero no enviada. Totalmente editable.	No se contabiliza nada.
Enviada	Seleccionaste Enviar. El número y los totales son definitivos.	Se contabilizan la cuenta por cobrar, los ingresos y el impuesto.
Pagada parcialmente	Se registró un cobro menor que el saldo.	Efectivo contra la cuenta por cobrar.
Pagada	Los cobros cubren el total.	—
Anulada	Anulaste una factura enviada que no tenía cobros.	Se revierte el asiento original.
Incobrable	Cancelaste el saldo pendiente como deuda incobrable.	Gasto por deudas incobrables contra la cuenta por cobrar.

Vencida no es un estado: es un filtro para las facturas Enviada o Pagada parcialmente cuya fecha de vencimiento ya pasó. La lista, el panel y las notificaciones lo usan.

Anular una factura

Anula una factura que nunca debió existir — cliente equivocado, duplicado, pedido cancelado. Anular revierte los ingresos, como si la venta nunca hubiera ocurrido.

1. Abre la factura y selecciona Anular en la cabecera.
2. Confirma. La factura conserva su número y sigue visible con el estado Anulada.

Reglas:

• Solo se pueden anular las facturas Enviada sin cobros, sin asignaciones y sin notas de crédito abiertas. Elimina o revierte el cobro primero, o usa una nota de crédito en su lugar.
• Las facturas saudíes ya autorizadas o informadas por ZATCA no se pueden anular — emite una nota de crédito. Consulta Arabia Saudí.
• Anular requiere el permiso invoices.void (propietarios y administradores de forma predeterminada).

Efecto contable

Un asiento de reversión con las líneas originales invertidas: Haber 1100 Cuentas por cobrar, Debe 4000 Ingresos por ventas, Debe 2100 IVA repercutido (y Haber 4200 Descuentos concedidos si había descuento). El asiento original nunca se edita; ambos permanecen en el libro mayor y se compensan a cero.

Cancelar una deuda incobrable

Cancela la deuda cuando la venta fue real pero el cliente no va a pagar. Los ingresos se mantienen; la pérdida se contabiliza como gasto en el período en que renuncias a cobrar.

Actualmente la cancelación se hace a través de la API de OneBooks (POST /invoices/{id}/write-off — desde una aplicación conectada, o por tu contable mediante la plataforma para desarrolladores) o pidiéndolo a soporte; está previsto un botón en la página de la factura. La llamada recibe el importe (predeterminado: el saldo completo; se permite una cancelación parcial), la fecha y un motivo.

Reglas:

• Una cancelación total pone el estado en Incobrable y después no se puede registrar ningún cobro contra ella.
• Una cancelación parcial mantiene la factura pendiente de cobro por el resto.
• Requiere el permiso invoices.writeOff (propietarios y administradores de forma predeterminada).

Efecto contable

Debe 5950 Gasto por deudas incobrables · Haber 1100 Cuentas por cobrar por el importe cancelado, en la misma transacción que liquida el saldo de la factura — así el informe de cuentas por cobrar y el libro mayor siempre coinciden.

¿Anular o cancelar la deuda?

Situación	Usa
Duplicado, cliente equivocado, pedido cancelado antes de la entrega	Anular
Mercancía devuelta o precio reducido después de la entrega	Nota de crédito — Devoluciones de venta
El cliente discute parte del importe y estás de acuerdo	Nota de crédito por la parte discutida
El cliente cerró el negocio o nunca pagará	Cancelar la deuda

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