Estados da fatura, anulação e abatimento

Uma fatura percorre um pequeno conjunto de estados. Dois deles — Anulada e Incobrável — são correções, e significam coisas diferentes para a sua contabilidade.

Estados

Estado	Como se lá chega	Razão
Rascunho	Criada mas ainda não enviada. Totalmente editável.	Nada é lançado.
Enviada	Selecionou Enviar. O número e os totais ficam definitivos.	Conta a receber, rendimentos e imposto lançados.
Parcialmente paga	Foi registado um recebimento inferior ao saldo.	Caixa contra a conta a receber.
Paga	Os recebimentos cobrem o total.	—
Anulada	Anulou uma fatura enviada que não tinha recebimentos.	O lançamento original é estornado.
Incobrável	Deu o saldo por pagar como crédito incobrável.	Gasto com créditos incobráveis contra a conta a receber.

Vencida não é um estado: é um filtro para as faturas Enviadas ou Parcialmente pagas cuja data de vencimento já passou. A lista, o painel e as notificações usam-no.

Anular uma fatura

Anule uma fatura que nunca deveria ter existido — cliente errado, duplicado, encomenda cancelada. A anulação estorna os rendimentos, como se a venda nunca tivesse acontecido.

1. Abra a fatura e selecione Anular no cabeçalho.
2. Confirme. A fatura mantém o número e continua visível com o estado Anulada.

Regras:

• Só podem ser anuladas as faturas Enviadas que não tenham recebimentos, imputações nem notas de crédito em aberto. Elimine ou estorne primeiro o recebimento, ou emita antes uma nota de crédito.
• As faturas sauditas já validadas ou comunicadas à ZATCA não podem ser anuladas — emita uma nota de crédito. Consulte Arábia Saudita.
• A anulação exige a permissão invoices.void (por predefinição, proprietários e administradores).

Efeito contabilístico

Um lançamento de estorno com as linhas originais invertidas: crédito de 1100 Contas a receber, débito de 4000 Rendimentos de vendas, débito de 2100 IVA liquidado (e crédito de 4200 Descontos concedidos se houvesse desconto). O lançamento original nunca é alterado; ambos permanecem no razão e anulam-se mutuamente.

Abater um crédito incobrável

Abata quando a venda foi real mas o cliente não vai pagar. Os rendimentos mantêm-se; a perda é registada como gasto no período em que desiste da cobrança.

O abatimento é feito, para já, através da API do OneBooks (POST /invoices/{id}/write-off — a partir de uma aplicação ligada, ou pelo seu contabilista na plataforma para programadores) ou pedindo-o ao suporte; está previsto um botão na página da fatura. A chamada recebe o valor (por predefinição, todo o saldo; é permitido um abatimento parcial), a data e um motivo.

Regras:

• Um abatimento total coloca o estado em Incobrável e, a partir daí, deixa de ser possível registar recebimentos sobre a fatura.
• Um abatimento parcial mantém a fatura cobrável pelo valor restante.
• Exige a permissão invoices.writeOff (por predefinição, proprietários e administradores).

Efeito contabilístico

Débito de 5950 Gastos com créditos incobráveis · crédito de 1100 Contas a receber pelo valor abatido, na mesma transação que liquida o saldo da fatura — assim, o relatório de contas a receber e o razão coincidem sempre.

Anular ou abater — qual usar?

Situação	Usar
Duplicado, cliente errado, encomenda cancelada antes da entrega	Anular
Mercadoria devolvida ou preço reduzido depois da entrega	Nota de crédito — Devoluções de venda
O cliente contesta parte do valor e concorda com ele	Nota de crédito pela parte contestada
O cliente fechou a atividade ou nunca vai pagar	Abater

Relacionado

Correções: anulação, abatimento e estorno

Estados dos documentos