Preparar documentos com propostas

A escrita acontece em dois passos. O assistente propõe; o utilizador confirma. Até premir o botão, nada é guardado, e o assistente não tem forma de o premir por si.

Pedir um documento

1. Descreva o que pretende: “Regista um gasto de 640 de eletricidade da DEWA pago hoje por transferência bancária” ou “Fatura à Gulf Tech Solutions 12 horas de consultoria a 400”.
2. O assistente procura o cliente, o fornecedor, o artigo ou a conta que indicou. Se não existir, propõe criá-lo primeiro — também sob a forma de proposta.
3. Aparece um cartão de proposta com os dados interpretados e os totais estimados.

Rever e confirmar

Verifique a entidade, as linhas, os valores, o imposto e a data. Depois:

• Confirmar — o documento é criado. Uma fatura fica guardada como rascunho editável, a menos que tenha pedido a sua emissão. Uma compra é recebida e lançada, a menos que tenha pedido um rascunho. Os orçamentos e as novas notas de crédito e de débito ficam guardados como rascunhos. Os gastos, os recebimentos, os pagamentos, as transferências internas e os lançamentos contabilísticos são lançados de imediato, tal como enviar uma fatura em rascunho, finalizar uma compra em rascunho ou lançar uma nota de crédito ou de débito. O cartão indica o que vai acontecer antes de confirmar. Uma edição não lança nada: o cartão mostra cada campo que muda, com o valor atual e o novo — numa fatura ou compra em rascunho, as linhas antes e depois — e os dados bancários nunca são alterados.
• Cancelar — não acontece nada. Diga ao assistente o que mudar e ele propõe uma versão corrigida.

As propostas caducam se não forem confirmadas, e a confirmação volta a verificar as suas permissões nesse momento — uma proposta que já não lhe seja permitida não pode ser confirmada.

O que pode ser proposto

Proposta	Resultado ao confirmar
Nova fatura	Fatura em rascunho, ou fatura enviada se tiver pedido a sua emissão
Nova compra	Compra recebida (lançada), ou rascunho se o tiver pedido
Enviar fatura	A fatura em rascunho indicada é enviada e lançada
Finalizar compra	A compra em rascunho indicada é recebida e lançada
Novo gasto	Gasto lançado
Recebimento	Recebimento de cliente lançado
Imputação de recebimento	Recebimento de cliente lançado, repartido pelas faturas indicadas
Pagamento a fornecedor	Pagamento a fornecedor lançado, numa compra ou na conta do fornecedor
Nova transferência interna	Transferência lançada entre duas contas de caixa ou banco
Novo orçamento	Orçamento guardado; nada é lançado
Fatura a partir de orçamento	Fatura em rascunho com a data de hoje, criada a partir das linhas do orçamento; o orçamento fica marcado como convertido
Editar fatura em rascunho	A fatura em rascunho é atualizada — apenas as alterações mostradas no cartão
Editar compra em rascunho	A compra em rascunho é atualizada — apenas as alterações mostradas no cartão
Nova devolução de venda	Devolução de venda (nota de crédito) em rascunho sobre a fatura indicada
Finalizar devolução de venda	A devolução de venda em rascunho é confirmada e lançada como nota de crédito, reduzindo o que o cliente deve
Nova devolução de compra	Devolução de compra (nota de débito) em rascunho sobre a compra indicada
Finalizar devolução de compra	A devolução de compra em rascunho é confirmada e lançada como nota de débito, reduzindo o que deve ao fornecedor
Imputação de pagamento a fornecedor	Pagamento a fornecedor lançado, repartido pelas compras indicadas
Novo lançamento contabilístico	Lançamento contabilístico manual lançado
Nova conta	Conta adicionada ao plano de contas
Editar conta	O nome ou a descrição da conta é atualizado
Novo artigo	Artigo criado no catálogo
Editar artigo	O artigo é atualizado — apenas os campos mostrados no cartão
Novo cliente / Novo fornecedor	Registo criado
Editar cliente	Os dados do cliente são atualizados — apenas os campos mostrados no cartão
Editar fornecedor	Os dados do fornecedor são atualizados — apenas os campos mostrados no cartão
Novo extrato bancário	Extrato bancário em rascunho com todas as linhas introduzidas, pronto para corresponder
Correspondências do extrato bancário	As linhas do extrato indicadas ficam correspondidas às transações mostradas, ou são ignoradas
Lançamento contabilístico a partir de linha do extrato	Lançamento contabilístico lançado para a linha do extrato e correspondido com ela
Reconciliar extrato bancário	O extrato fica marcado como reconciliado
Novo plano orçamental	Plano orçamental do exercício em rascunho, ou o plano principal ativo se o tiver pedido, com valores calculados a partir do ano passado, de um objetivo de rendimentos ou de outro plano; nada é lançado
Editar valores do plano orçamental	Os valores do plano são atualizados — apenas as alterações mostradas no cartão; nada é lançado

Por predefinição, só um proprietário ou administrador pode propor recebimentos, imputações de recebimentos, pagamentos a fornecedores e as respetivas imputações, transferências internas, lançamentos contabilísticos (incluindo a partir de uma linha bancária), contas novas ou editadas, e planos orçamentais novos ou alterações aos seus valores. Os membros podem propor orçamentos, notas de crédito e de débito, edições de faturas e compras em rascunho, edições de artigos, e extratos bancários, correspondências de linhas e reconciliações de extratos; e qualquer membro da equipa que possa gerir clientes ou fornecedores (por predefinição, todos os membros) pode propor alterações aos respetivos dados. Um lançamento contabilístico manual não pode usar as contas de controlo de contas a receber, contas a pagar, impostos ou capital próprio, que só mudam através dos respetivos documentos. Numa empresa saudita, a proposta de fatura ou de nota de crédito mostra também a verificação ZATCA — os mesmos erros e avisos que o formulário mostra — antes de confirmar.

Tudo o resto — anular, eliminar, reembolsar, estornar, remover a correspondência de uma linha bancária, editar documentos lançados ou qualquer outro registo — faz-se na aplicação. Uma nota de crédito ou de débito precisa sempre da fatura ou da compra que corrige.

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