Dados → Importar / Exportar carrega dados mestre e saldos iniciais a partir de folhas de cálculo e exporta os seus registos sempre que precisar. As importações são tudo ou nada: uma importação que falhe é revertida e a sua contabilidade fica inalterada.
Importar
Seção intitulada “Importar”- Escolha a entidade: Clientes, Fornecedores, Artigos ou Saldos iniciais.
- Transfira o Modelo Excel ou o Modelo CSV, preencha-o (uma linha por registo; até 10 MB ou 10 000 linhas) e carregue-o.
- Associar colunas — o OneBooks faz corresponder as colunas do seu ficheiro aos campos pelo nome do cabeçalho; corrija tudo o que apareça como não associada e selecione Validar.
- Pré-visualizar e validar — cada linha é marcada como OK, Erro (com o motivo) ou Duplicado. Assinale Ignorar as linhas com erros ou Ignorar as linhas duplicadas para importar as restantes, ou corrija o ficheiro e volte a carregá-lo.
- Selecione Importar … linhas. A página de resultado indica o que foi importado e as linhas que ficaram de fora.
Modelos e colunas
Seção intitulada “Modelos e colunas”| Entidade | Obrigatório | Opcional |
|---|---|---|
| Clientes | Nome | E-mail, telefone, morada, NIF, código de cliente |
| Fornecedores | Nome | E-mail, telefone, morada, NIF, nome do banco, conta bancária, condições de pagamento |
| Artigos | Nome, preço de venda | Descrição, unidade, preço de custo, taxa de imposto, código HSN/SAC, vendável, comprável |
| Saldos iniciais | Valor e um código de cliente, de fornecedor ou de conta | Data, referência |
Os duplicados são detetados pelo nome (clientes, fornecedores, artigos), por isso repetir a importação não cria registos a dobrar.
Saldos iniciais
Seção intitulada “Saldos iniciais”As linhas com um código de cliente ou um código de fornecedor dão origem a documentos de abertura por entidade (para que os pagamentos os possam liquidar); as linhas com um código da conta são lançadas nessa conta de balanço. As contas de rendimentos e de gastos são recusadas. Consulte Saldos iniciais.
Exportar
Seção intitulada “Exportar”O separador Exportar transfere Clientes, Fornecedores, Artigos e transações em Excel ou CSV — sempre a tabela completa.
Os relatórios exportam-se à parte, a partir das suas próprias páginas — consulte Exportar e imprimir relatórios.
Permissões
Seção intitulada “Permissões”As importações de catálogo (clientes, fornecedores, artigos) estão abertas aos membros; as importações de saldos iniciais exigem a permissão de importação para o razão (por predefinição, proprietários e administradores), porque são lançadas no razão.