Mudar de uma folha de cálculo, de outra aplicação de contabilidade ou do Tally segue sempre a mesma ordem: primeiro os dados mestre, depois os saldos iniciais à data de transição e por fim o trabalho do dia a dia já no OneBooks. Os documentos antigos ficam no sistema anterior, a não ser que os traga através do Tally.
1. Escolher a data de transição
Seção intitulada “1. Escolher a data de transição”Escolha o primeiro dia de um exercício ou de um mês. Os saldos são introduzidos à data do dia anterior e tudo o que acontece a partir dessa data é registado no OneBooks. Defina primeiro O exercício começa em — consulte Configurar a empresa.
2. Importar os dados mestre
Seção intitulada “2. Importar os dados mestre”Dados → Importar / Exportar importa Clientes, Fornecedores e Artigos a partir de CSV ou de Excel.
- Transfira o Modelo da entidade, preencha-o e carregue o ficheiro.
- Reveja a Pré-visualização — o OneBooks associa as colunas e mostra as primeiras linhas.
- Corrija tudo o que a ação Validar assinalar e depois selecione Importar.
Detalhes e listas de colunas: Importar e exportar.
3. Introduzir os saldos iniciais
Seção intitulada “3. Introduzir os saldos iniciais”Os saldos iniciais fazem com que o balanço fique certo logo no primeiro dia.
- Clientes que lhe devem e fornecedores a quem deve — importe com o modelo Saldos iniciais (uma linha por cliente ou fornecedor) ou abra cada cliente ou fornecedor e utilize Saldo inicial. Cada um passa a ser um documento real por liquidar, para que os pagamentos futuros o saldem.
- Banco, caixa, ativos fixos, empréstimos e capital — abra Contabilidade → Plano de contas e defina o saldo inicial em cada conta de balanço.
Os saldos iniciais são lançados por contrapartida de 3050 Capital próprio inicial e ficam de fora da atividade da demonstração de resultados. Só são permitidos em contas de balanço; os rendimentos e gastos acumulados do ano de uma migração a meio do exercício são introduzidos como um lançamento contabilístico datado. Consulte Saldos iniciais.
4. Migrar a partir do Tally
Seção intitulada “4. Migrar a partir do Tally”A migração do Tally traz contas, saldos de clientes e de fornecedores em aberto e documentos de um servidor Tally ativo, através do OneBooks Tally Connector, e permite rever tudo no assistente de importação antes de confirmar. Os documentos são registados nas datas originais, pelo que as vendas do ano passado ficam na demonstração de resultados do ano passado. Peça ao suporte que ative esta funcionalidade na sua empresa. Consulte Tally.
5. Verificar
Seção intitulada “5. Verificar”- O Relatórios → Balancete à data de transição deve coincidir com o balancete do sistema antigo.
- Vendas → Contas a receber e Compras → Contas a pagar devem listar todos os saldos em aberto.
- Reconcilie cedo o primeiro extrato bancário — Reconciliação bancária.
O que não é migrado automaticamente
Seção intitulada “O que não é migrado automaticamente”- Faturas e compras antigas de sistemas que não sejam o Tally (mantenha o sistema antigo para consulta ou exporte-as para PDF).
- O histórico bancário anterior à data de transição.
- As quantidades em stock — o OneBooks não faz gestão de stock; consulte Campos de stock.