Um plano orçamental é o seu plano para um exercício: os rendimentos que espera em cada conta de rendimentos e o que conta gastar em cada conta de gastos, período a período. Abra Planos orçamentais na barra lateral para criar um e acompanhe depois o exercício em comparação com ele.
Um plano orçamental é um plano, não uma transação. Criá-lo, editá-lo ou eliminá-lo nunca lança nada: o razão, todos os relatórios e os seus valores de impostos ficam iguais com ou sem ele. Os valores reais com que é comparado vêm diretamente do razão.
Pode ter vários planos orçamentais para o mesmo exercício — um base, um ambicioso e um prudente — e marcar um como Plano orçamental principal: o que o painel, os avisos de gastos e o assistente seguem. Um plano novo é um Rascunho até escolher Ativar; só um plano Ativo é acompanhado face aos seus valores reais, e só um plano ativo pode ser o principal. Use Arquivar num plano que já não acompanha: passa a só de leitura até o voltar a ativar. Um plano ativo tem de ser arquivado antes de poder ser eliminado. Toda a equipa, incluindo os visualizadores, pode ver os planos orçamentais; criá-los e alterá-los exige a permissão budgets.manage, que por predefinição têm os proprietários e os administradores (consulte Utilizadores, funções e permissões).
Criar um plano orçamental
Seção intitulada “Criar um plano orçamental”- Em Planos orçamentais, selecione Novo plano orçamental.
- Dados — introduza um nome, escolha o Exercício (o atual ou o seguinte), Planear por mês ou por semana e, num plano semanal, o dia em Início da semana.
- Ponto de partida — escolha como os valores são preenchidos:
- A partir do ano passado repete o padrão do ano passado período a período. Indique o Crescimento dos rendimentos (%) e o Crescimento dos gastos (%), ou ative Usar antes uma média constante para dar a cada período a média do ano passado.
- A partir de um objetivo de rendimentos reparte o Objetivo de rendimentos do exercício segundo o padrão das vendas do ano passado; cada gasto mantém a sua proporção dos rendimentos, ou fica onde estava com Manter os gastos ao nível do ano passado.
- Copiar outro plano orçamental parte de um plano que já tem, ajustado numa percentagem.
- Em branco começa com uma grelha vazia; Importar uma folha de cálculo cria um plano vazio e abre a importação de CSV.
- Preparar com o assistente permite-lhe descrever o plano por palavras suas (consulte a secção do assistente mais abaixo).
- Pré-visualização — verifique os totais de rendimentos e gastos. As contas sem atividade no ano passado começam a zero. Ative Começar já o acompanhamento para ativar o plano de imediato, e Torná-lo o plano orçamental principal se for o plano a seguir.
- Selecione Criar plano orçamental.
O plano abre no separador Plano: as suas contas de rendimentos, depois as contas de gastos, os respetivos totais e uma linha de Resultado líquido, com uma coluna por período e uma de Total. Escreva numa célula ou cole um bloco copiado de uma folha de cálculo; as alterações são guardadas automaticamente. As ferramentas de linha — Repartir um total por igual, Copiar o primeiro período para todos, Aumentar uma percentagem, Aumentar um valor fixo, Copiar o ano passado e Limpar a linha — preenchem uma linha inteira de uma só vez, e Comparar com o ano passado mostra o valor real do ano passado por baixo de cada célula. Exportar CSV e Importar levam a grelha a uma folha de cálculo e trazem-na de volta: o modelo inclui cada conta ativa de rendimentos e gastos com os períodos do plano como colunas, e um ficheiro com qualquer linha errada não importa nada. Para rever um plano mantendo o original, use primeiro Duplicar a partir da lista de planos orçamentais.
Mensal ou semanal
Seção intitulada “Mensal ou semanal”- Mensal — doze períodos, um por cada mês do seu exercício.
- Semanal — um período por semana, que começa no dia da semana que escolher (as empresas da Arábia Saudita costumam começar a semana ao domingo). A primeira e a última semana são cortadas no início e no fim do exercício, pelo que podem ter menos de sete dias, e um exercício tem de 52 a 54 períodos semanais. Um plano semanal adequa-se a restaurantes e lojas que reveem vendas e custos todas as semanas.
Escolhe isto ao criar o plano; para planear o mesmo exercício da outra forma, crie um segundo plano. Os períodos seguem o início do exercício definido nas definições da sua empresa, pelo que um plano para um exercício de abril a março vai de abril a março.
Plano orçamental face ao real
Seção intitulada “Plano orçamental face ao real”O separador Acompanhamento de um plano, e o relatório Plano orçamental face ao real em Relatórios, colocam o plano ao lado dos seus valores reais:
- A coluna Real é calculada no momento a partir do razão com as regras da demonstração de resultados — os lançamentos de encerramento do exercício e de saldos iniciais ficam de fora —, pelo que o resultado líquido coincide com a demonstração de resultados para as mesmas datas. Os rendimentos e os gastos também coincidem, exceto 4300 Descontos obtidos: a demonstração de resultados apresenta-os como uma redução dos gastos, enquanto o plano orçamental os mantém nos rendimentos, onde os coloca o seu tipo de conta.
- O Desvio é o real menos o previsto. O seu estado é Favorável quando os rendimentos ficam acima do plano ou um gasto fica abaixo dele, e Desfavorável no caso contrário.
- Desde o início do ano abrange os períodos já iniciados até à data que escolher. Para o período em curso, o previsto é repartido pelos dias: o que o plano permite até agora é o previsto para o período multiplicado pela parte dos seus dias já decorrida.
- A Projeção no fecho é o real até à data mais o previsto para os períodos restantes; ao lado, Ao ritmo atual estende o real até à data a todo o exercício.
- Uma nota em qualquer célula regista porque é que mudou — «campanha antecipada de maio» — para que a explicação acompanhe o valor na revisão seguinte.
Consulte a comparação por período, por trimestre ou para o exercício inteiro, e exporte-a para CSV, Excel ou PDF. Quando o exercício se afasta do plano, Reprevisão volta a planear os períodos restantes a partir dos seus resultados até à data: depois de dois períodos encerrados, os períodos restantes de cada conta são ajustados segundo a relação entre o real e o previsto (entre metade e uma vez e meia), os períodos encerrados mantêm o seu valor e vê as alterações antes de as aplicar.
Análises e alertas
Seção intitulada “Análises e alertas”A secção Análises enumera o que merece atenção, o mais grave primeiro: um gasto acima do previsto, um gasto perto do limite neste período ou a ser gasto mais depressa do que o período permite, rendimentos atrás ou à frente do plano, um resultado líquido do exercício em risco, um desvio que cresce três períodos seguidos, atividade numa conta sem plano e um plano tão afastado dos valores reais que está na altura de fazer uma reprevisão. As conclusões são obtidas por regras fixas a partir dos valores, por isso todos os ecrãs e o assistente veem a mesma lista.
Os Limiares de alerta do separador Plano decidem quando uma linha é assinalada:
| Limiar | Valor predefinido |
|---|---|
| Avisar quando um gasto atingir (% do previsto) | 80 |
| Assinalar rendimentos abaixo do plano em (%) — o dobro é considerado crítico | 10 |
| Ignorar desvios inferiores a (% do previsto) | 10 |
| Ignorar desvios inferiores a (valor) | 0,5 % dos gastos previstos do exercício |
Um desvio só conta quando atinge, ao mesmo tempo, a percentagem e o valor.
Enquanto o plano principal estiver ativo e abranger o dia de hoje, o painel mostra os rendimentos, os gastos e o resultado líquido deste período face ao plano, e Registar gasto e o separador Detalhes da conta de uma compra mostram quanto resta do previsto neste período para a conta escolhida — a âmbar ao atingir o limiar de aviso e a vermelho quando o ultrapassa. São apenas indicações: o OneBooks nunca bloqueia uma transação por causa de um plano orçamental.
Com o assistente
Seção intitulada “Com o assistente”O assistente de IA e os agentes ligados leem planos orçamentais e preparam-nos. Experimente:
- “Como estamos face ao plano orçamental este mês?”
- “Que gastos estão acima do plano orçamental?”
- “Prepara o plano orçamental do próximo ano a partir das vendas deste ano com 10 % de crescimento.”
O assistente lê os mesmos desvios e as mesmas análises que o separador Acompanhamento e explica-os por palavras; os valores vêm do OneBooks, não do modelo. Para criar um plano ou alterar os seus valores prepara uma proposta com os totais de rendimentos e gastos, ou cada alteração com o valor atual e o novo, e nada é guardado até selecionar Confirmar. Por predefinição, só um proprietário ou administrador pode propor planos orçamentais. Ativar ou arquivar um plano existente, eliminá-lo, a reprevisão e a importação fazem-se na aplicação.