Statuts de facture, annulation et passation en perte

Une facture passe par un petit ensemble de statuts. Deux d’entre eux — Annulée et Passée en perte — sont des corrections, et ils ne veulent pas dire la même chose pour vos livres.

Statuts

Statut	Comment on y arrive	Grand livre
Brouillon	Créée mais non envoyée. Entièrement modifiable.	Rien n’est comptabilisé.
Envoyée	Vous avez sélectionné Envoyer. Le numéro et les totaux sont définitifs.	La créance client, les produits et la taxe sont comptabilisés.
Partiellement payée	Un encaissement inférieur au solde a été enregistré.	Trésorerie contre la créance client.
Payée	Les encaissements couvrent le total.	—
Annulée	Vous avez annulé une facture envoyée sans aucun encaissement.	L’écriture d’origine est contre-passée.
Passée en perte	Vous avez passé le solde impayé en perte comme créance irrécouvrable.	Charge de créance irrécouvrable contre la créance client.

En retard n’est pas un statut : c’est un filtre portant sur les factures Envoyée ou Partiellement payée dont la date d’échéance est dépassée. La liste, le tableau de bord et les notifications l’utilisent tous.

Annuler une facture

Annulez une facture qui n’aurait jamais dû exister — mauvais client, doublon, commande annulée. L’annulation contre-passe les produits, comme si la vente n’avait jamais eu lieu.

1. Ouvrez la facture et sélectionnez Annuler dans l’en-tête.
2. Confirmez. La facture conserve son numéro et reste visible avec le statut Annulée.

Règles :

• Seules les factures Envoyée sans encaissement, sans affectation et sans avoir ouvert peuvent être annulées. Supprimez ou contre-passez d’abord l’encaissement, ou utilisez plutôt un avoir.
• Les factures saoudiennes déjà validées ou déclarées par ZATCA ne peuvent pas être annulées — émettez un avoir. Consultez Arabie saoudite.
• L’annulation exige l’autorisation invoices.void (propriétaires et administrateurs par défaut).

Effet comptable

Une écriture de contre-passation reprenant les lignes d’origine inversées : Crédit 1100 Créances clients, Débit 4000 Produits des ventes, Débit 2100 TVA collectée (et Crédit 4200 Remises accordées s’il y avait une remise). L’écriture d’origine n’est jamais modifiée ; les deux restent dans le grand livre et s’annulent mutuellement.

Passer une créance irrécouvrable en perte

Passez la créance en perte lorsque la vente a bien eu lieu mais que le client ne paiera pas. Les produits restent ; la perte est comptabilisée en charge sur la période où vous renoncez à encaisser.

La passation en perte se fait actuellement via l’API OneBooks (POST /invoices/{id}/write-off — depuis une application connectée, ou par votre comptable au moyen de la plateforme pour développeurs) ou en la demandant à l’assistance ; un bouton sur la page de la facture est prévu. L’appel reçoit le montant (par défaut le solde complet ; une passation en perte partielle est possible), la date et un motif.

Règles :

• Une passation en perte totale place le statut sur Passée en perte et plus aucun encaissement ne peut ensuite être enregistré sur cette facture.
• Une passation en perte partielle laisse la facture encaissable pour le reste.
• Exige l’autorisation invoices.writeOff (propriétaires et administrateurs par défaut).

Effet comptable

Débit 5950 Charges de créances irrécouvrables · Crédit 1100 Créances clients pour le montant passé en perte, dans la même transaction que celle qui solde la facture — le rapport des créances clients et le grand livre concordent donc toujours.

Annuler ou passer en perte — que choisir ?

Situation	Utilisez
Doublon, mauvais client, commande annulée avant la livraison	Annuler
Marchandises retournées ou prix réduit après la livraison	Avoir — Retours de vente
Le client conteste une partie du montant et vous en convenez	Avoir pour la part contestée
Le client a cessé son activité ou ne paiera jamais	Passer en perte

Voir aussi

Corrections : annuler, passer en perte, contre-passer

Statuts des documents