Rédiger des documents avec des propositions
L’écriture se fait en deux temps. L’assistant propose ; vous confirmez. Tant que vous n’avez pas appuyé sur le bouton, rien n’est enregistré, et l’assistant n’a aucun moyen d’appuyer à votre place.
Demander un document
Section intitulée « Demander un document »- Décrivez ce que vous voulez : « Enregistre une charge de 640 pour l’électricité DEWA réglée par virement bancaire aujourd’hui », ou « Facture 12 heures de conseil à 400 à Gulf Tech Solutions ».
- L’assistant recherche le client, le fournisseur, l’article ou le compte que vous avez nommé. S’il n’existe pas, il propose de le créer d’abord — également sous forme de proposition.
- Une carte de proposition apparaît avec les informations analysées et les totaux estimés.
Vérifier et confirmer
Section intitulée « Vérifier et confirmer »Contrôlez le tiers, les lignes, les montants, la taxe et la date. Puis :
- Confirmer — le document est créé. Une facture est enregistrée comme brouillon modifiable, sauf si vous avez demandé son émission. Un achat est reçu et comptabilisé, sauf si vous avez demandé un brouillon. Les devis, ainsi que les nouveaux avoirs et notes de débit, sont enregistrés en brouillon. Les charges, les encaissements, les paiements, les virements internes et les écritures comptables sont comptabilisés immédiatement, tout comme l’envoi d’une facture en brouillon, la finalisation d’un achat en brouillon ou la comptabilisation d’un avoir ou d’une note de débit. La carte l’indique avant que vous confirmiez. Une modification ne comptabilise rien : la carte liste chaque champ modifié avec sa valeur actuelle et la nouvelle — pour une facture ou un achat en brouillon, les lignes avant et après — et les coordonnées bancaires ne sont jamais touchées.
- Annuler — il ne se passe rien. Dites à l’assistant ce qu’il faut changer et il proposera une version corrigée.
Les propositions expirent si elles ne sont pas confirmées, et la confirmation vérifie de nouveau vos autorisations à cet instant : une proposition que vous n’êtes plus autorisé à faire ne peut pas être confirmée.
Ce qui peut être proposé
Section intitulée « Ce qui peut être proposé »| Proposition | Résultat à la confirmation |
|---|---|
| Nouvelle facture | Facture en brouillon, ou facture envoyée si vous avez demandé son émission |
| Nouvel achat | Achat reçu (comptabilisé), ou brouillon si vous l’avez demandé |
| Envoyer la facture | La facture en brouillon indiquée est envoyée et comptabilisée |
| Finaliser l’achat | L’achat en brouillon indiqué est reçu et comptabilisé |
| Nouvelle charge | Charge comptabilisée |
| Encaissement | Encaissement client comptabilisé |
| Affectation d’encaissement | Encaissement client comptabilisé, réparti sur les factures indiquées |
| Paiement fournisseur | Paiement fournisseur comptabilisé, sur un achat ou sur le compte du fournisseur |
| Nouveau virement interne | Virement comptabilisé entre deux comptes de caisse ou de banque |
| Nouveau devis | Devis enregistré ; rien n’est comptabilisé |
| Facture à partir d’un devis | Facture en brouillon datée du jour, établie à partir des lignes du devis ; le devis est marqué comme converti |
| Modifier la facture en brouillon | La facture en brouillon est mise à jour — uniquement les changements listés sur la carte |
| Modifier l’achat en brouillon | L’achat en brouillon est mis à jour — uniquement les changements listés sur la carte |
| Nouveau retour de vente | Retour de vente (avoir) en brouillon sur la facture indiquée |
| Finaliser le retour de vente | Le retour de vente en brouillon est confirmé et comptabilisé comme avoir, ce qui réduit ce que doit le client |
| Nouveau retour d’achat | Retour d’achat (note de débit) en brouillon sur l’achat indiqué |
| Finaliser le retour d’achat | Le retour d’achat en brouillon est confirmé et comptabilisé comme note de débit, ce qui réduit ce que vous devez au fournisseur |
| Affectation de paiement fournisseur | Paiement fournisseur comptabilisé, réparti sur les achats indiqués |
| Nouvelle écriture comptable | Écriture comptable manuelle comptabilisée |
| Nouveau compte | Compte ajouté au plan comptable |
| Modifier le compte | Le nom ou la description du compte est mis à jour |
| Nouvel article | Article créé dans le catalogue |
| Modifier l’article | L’article est mis à jour — uniquement les champs listés sur la carte |
| Nouveau client / Nouveau fournisseur | Fiche créée |
| Modifier le client | La fiche du client est mise à jour — uniquement les champs listés sur la carte |
| Modifier le fournisseur | La fiche du fournisseur est mise à jour — uniquement les champs listés sur la carte |
| Nouveau relevé bancaire | Relevé bancaire en brouillon avec toutes les lignes saisies, prêt à rapprocher |
| Rapprochements du relevé bancaire | Les lignes du relevé indiquées sont rapprochées des opérations affichées, ou ignorées |
| Écriture comptable depuis une ligne de relevé | Écriture comptable comptabilisée pour la ligne du relevé, et rapprochée avec elle |
| Rapprocher le relevé bancaire | Le relevé est marqué comme rapproché |
| Nouveau budget | Budget de l’exercice en brouillon, ou budget principal actif si vous l’avez demandé, avec des montants calculés à partir de l’an dernier, d’un objectif de produits ou d’un autre budget ; rien n’est comptabilisé |
| Modifier les montants du budget | Les montants du budget sont mis à jour — uniquement les changements listés sur la carte ; rien n’est comptabilisé |
Par défaut, seul un propriétaire ou un administrateur peut proposer des encaissements, des affectations d’encaissement, des paiements fournisseurs et leurs affectations, des virements internes, des écritures comptables (y compris depuis une ligne bancaire), des comptes nouveaux ou modifiés, ainsi que de nouveaux budgets ou des changements de leurs montants. Les membres peuvent proposer des devis, des avoirs et des notes de débit, des modifications de factures et d’achats en brouillon, des modifications d’articles, ainsi que des relevés bancaires, des rapprochements de lignes et de relevés ; et tout membre de l’équipe autorisé à gérer les clients ou les fournisseurs — par défaut, chaque membre — peut proposer de modifier leur fiche. Une écriture comptable manuelle ne peut pas utiliser les comptes collectifs de créances clients, de dettes fournisseurs, de taxes ou de capitaux propres, qui ne changent qu’au travers de leurs documents. Pour une entreprise saoudienne, la proposition de facture ou d’avoir affiche aussi le contrôle ZATCA — les mêmes erreurs et avertissements que le formulaire — avant que vous confirmiez.
Tout le reste — annulation, suppression, remboursement, contre-passation, dissociation d’une ligne bancaire, modification des documents comptabilisés ou de toute autre fiche — se fait dans l’application. Un avoir ou une note de débit nécessite toujours la facture ou l’achat qu’il corrige.