Le groupe Achats est le pendant de Ventes, vu de l’autre côté : ce que vous achetez à crédit, ce que vous devez et ce que vous payez. L’argent dépensé sans facture fournisseur passe plutôt par les Charges.
Le cycle d’achat
Section intitulée « Le cycle d’achat »| Étape | Document | Comptabilisé dans le grand livre ? |
|---|---|---|
| Réceptionner des marchandises ou la facture d’un fournisseur | Achat | Oui, à la finalisation (reçue) : coût ou actif, taxe déductible, dette fournisseur. |
| Payer le fournisseur | Paiement fournisseur | Oui, à l’enregistrement : la dette fournisseur contre les espèces ou la banque. |
| Retourner des marchandises ou facture trop élevée | Retour d’achat (note de débit) | Oui, à la confirmation ; le remboursement du fournisseur est une étape distincte. |
| La facture était une erreur | Annuler l’achat | Contre-passe l’écriture d’origine. |
Les fournisseurs sont les personnes et les entreprises auprès desquelles vous achetez. Dettes fournisseurs est le rapport de ce que vous devez, par ancienneté.
Achats ou charges ?
Section intitulée « Achats ou charges ? »- Utilisez un achat lorsqu’il existe une facture fournisseur que vous payez plus tard, lorsque vous voulez que le montant figure dans les dettes fournisseurs, ou lorsque la taxe de la facture doit être suivie (TVA/GST déductible).
- Utilisez une charge pour de l’argent déjà sorti des espèces ou de la banque, sans facture à suivre : taxi, petites fournitures, abonnements.
Quel écran utiliser ?
Section intitulée « Quel écran utiliser ? »- Enregistrer une facture fournisseur → Achats → Achats → Achats et factures fournisseurs
- Payer un fournisseur → Enregistrer un paiement sur l’achat, ou Achats → Encaissements (la liste des paiements fournisseurs) → Paiements fournisseurs
- Retourner des marchandises → Achats → Retours d’achat → Retours d’achat et notes de débit
- Qu’est-ce que je dois ? → Achats → Dettes fournisseurs → Dettes fournisseurs et balance âgée