Venir d’un tableur, d’une autre application comptable ou de Tally suit toujours le même ordre : d’abord les données de référence, puis les soldes d’ouverture à votre date de bascule, puis le travail quotidien dans OneBooks. Les documents historiques restent dans l’ancien système, sauf si vous les reprenez via Tally.
1. Choisir une date de bascule
Section intitulée « 1. Choisir une date de bascule »Choisissez le premier jour d’un exercice fiscal ou d’un mois. Les soldes sont saisis à la veille de cette date, et tout ce qui suit est enregistré dans OneBooks. Renseignez d’abord L’exercice fiscal commence en — voir Configurez votre entreprise.
2. Importer les données de référence
Section intitulée « 2. Importer les données de référence »Données → Importer / Exporter importe les Clients, les Fournisseurs et les Articles depuis un fichier CSV ou Excel.
- Téléchargez le modèle de l’entité, complétez-le, puis téléversez le fichier.
- Examinez l’aperçu — OneBooks associe les colonnes et affiche les premières lignes.
- Corrigez tout ce que signale Valider, puis lancez Confirmer.
Détails et liste des colonnes : Importer et exporter.
3. Saisir les soldes d’ouverture
Section intitulée « 3. Saisir les soldes d’ouverture »Les soldes d’ouverture rendent le bilan juste dès le premier jour.
- Clients qui vous doivent et fournisseurs à qui vous devez — importez-les avec le modèle Soldes d’ouverture (une ligne par client ou par fournisseur), ou ouvrez chaque client ou fournisseur et utilisez Solde d’ouverture. Chacun devient un véritable document impayé, que les règlements futurs viendront solder.
- Banque, espèces, immobilisations, emprunts et capital — ouvrez Comptabilité → Plan comptable et définissez le solde d’ouverture de chaque compte de bilan.
Les soldes d’ouverture sont comptabilisés en contrepartie du compte 3050 Capitaux propres de solde d’ouverture et sont exclus de l’activité du compte de résultat. Ils ne sont autorisés que sur des comptes de bilan ; les produits et charges cumulés de l’année, lors d’une migration en cours d’exercice, se saisissent sous forme d’écriture comptable datée. Voir Soldes d’ouverture.
4. Migrer depuis Tally
Section intitulée « 4. Migrer depuis Tally »La migration Tally récupère les livres, les créances et dettes en cours ainsi que les pièces d’un serveur Tally actif, via le OneBooks Tally Connector, et vous laisse tout vérifier dans l’assistant d’import avant de confirmer. Les pièces sont enregistrées à leur date d’origine, si bien que les ventes de l’an dernier tombent dans le compte de résultat de l’an dernier. Demandez à l’assistance d’activer cette fonction pour votre entreprise. Voir Tally.
5. Vérifier
Section intitulée « 5. Vérifier »- Rapports → Balance générale, arrêtée à la date de bascule, doit correspondre à la balance générale de l’ancien système.
- Ventes → Créances clients et Achats → Dettes fournisseurs doivent recenser tous les soldes ouverts.
- Rapprochez rapidement le premier relevé bancaire — Rapprochement bancaire.
Ce qui n’est pas migré automatiquement
Section intitulée « Ce qui n’est pas migré automatiquement »- Les factures de vente et d’achat historiques provenant d’autres systèmes que Tally (conservez l’ancien système pour référence, ou exportez-les en PDF).
- L’historique bancaire antérieur à la date de bascule.
- Les quantités en stock — OneBooks ne suit pas les stocks ; voir Champs d’inventaire.