Données → Importer / Exporter charge les données de base et les soldes d’ouverture depuis des feuilles de calcul, et exporte vos enregistrements quand vous en avez besoin. Les importations sont tout ou rien : une importation qui échoue est annulée et vos livres restent inchangés.
Importer
Section intitulée « Importer »- Choisissez l’entité : Clients, Fournisseurs, Articles ou Soldes d’ouverture.
- Téléchargez le Modèle Excel ou le Modèle CSV, remplissez-le (une ligne par enregistrement ; 10 Mo et 10 000 lignes au maximum) et téléversez-le.
- Associer les colonnes — OneBooks fait correspondre les colonnes de votre fichier à ses champs d’après le nom des en-têtes ; corrigez tout ce qui est marqué non associé, puis Valider.
- Aperçu et validation — chaque ligne est marquée OK, Erreur (avec le motif) ou Doublon. Cochez Ignorer les lignes en erreur et importer le reste ou Ignorer les lignes en double pour importer les autres, ou corrigez le fichier et téléversez-le de nouveau.
- Sélectionnez Importer … lignes. La page de résultat indique ce qui a été importé et les lignes ignorées.
Modèles et colonnes
Section intitulée « Modèles et colonnes »| Entité | Obligatoire | Facultatif |
|---|---|---|
| Clients | Nom | E-mail, téléphone, adresse, numéro d’identification fiscale, code client |
| Fournisseurs | Nom | E-mail, téléphone, adresse, numéro d’identification fiscale, nom de la banque, compte bancaire, conditions de paiement |
| Articles | Nom, prix de vente | Description, unité, prix de revient, taux de taxe, code HSN/SAC, vendable, achetable |
| Soldes d’ouverture | Montant, et un code client, un code fournisseur ou un code de compte | Date, référence |
Les doublons sont détectés par le nom (clients, fournisseurs, articles) : une nouvelle exécution ne crée donc pas de doublons.
Soldes d’ouverture
Section intitulée « Soldes d’ouverture »Les lignes portant un code client ou un code fournisseur deviennent des documents d’ouverture par tiers (les encaissements et paiements peuvent ainsi les solder) ; les lignes portant un code de compte sont comptabilisées sur ce compte de bilan. Les comptes de produits et de charges sont refusés. Voir Soldes d’ouverture.
Exporter
Section intitulée « Exporter »L’onglet Exporter télécharge les Clients, les Fournisseurs, les Articles et les transactions au format Excel ou CSV — la totalité de la table à chaque fois.
Les rapports s’exportent séparément, depuis leurs propres pages — voir Exporter et imprimer les rapports.
Autorisations
Section intitulée « Autorisations »Les importations de catalogue (clients, fournisseurs, articles) sont ouvertes aux membres ; les importations de soldes d’ouverture exigent l’autorisation d’importation vers le grand livre (propriétaires et administrateurs par défaut), car elles sont comptabilisées dans le grand livre.