Paramètres → Utilisateurs et autorisations (propriétaires et administrateurs) détermine qui peut se connecter à votre entreprise et ce qu’il a le droit d’y faire. Chaque action dans OneBooks — et chaque outil d’IA — vérifie les mêmes autorisations.
Les rôles
Section intitulée « Les rôles »| Rôle | Peut |
|---|---|
| Propriétaire | Tout, y compris la facturation et la gestion des utilisateurs. Un seul par entreprise ; il ne peut pas être supprimé. |
| Administrateur | Tout, sauf les paramètres réservés au propriétaire, comme la facturation. |
| Membre | Le travail quotidien : créer des clients, des fournisseurs, des articles, des factures, des devis, des achats, des retours, des charges et des rapprochements bancaires. Ne peut ni enregistrer d’encaissements, ni annuler, supprimer, passer en perte, créer ou modifier des budgets, modifier les paramètres ou gérer les utilisateurs, sauf autorisation accordée. |
| Lecteur | Lecture seule : toutes les listes, tous les documents, tous les rapports et tous les budgets, sans aucune modification. |
Ajouter un utilisateur
Section intitulée « Ajouter un utilisateur »- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Saisissez le nom de la personne, son e-mail, un mot de passe initial (au moins 12 caractères ; elle pourra le changer) et choisissez un rôle.
- Sélectionnez Enregistrer. Communiquez-lui ses identifiants de connexion.
Affiner les autorisations
Section intitulée « Affiner les autorisations »Ouvrez un utilisateur pour lui accorder ou lui révoquer des autorisations individuelles en plus de celles de son rôle — par exemple autoriser un membre à enregistrer des encaissements ou à annuler des factures. Personne ne peut accorder une autorisation qu’il ne détient pas lui-même.
Suspendre ou supprimer
Section intitulée « Suspendre ou supprimer »Suspendre bloque la connexion sans effacer l’historique ; Supprimer retire l’utilisateur de l’entreprise. Les documents qu’il a créés sont conservés.
Où s’appliquent les autorisations
Section intitulée « Où s’appliquent les autorisations »- Sur chaque écran et chaque action de l’application.
- Dans l’Assistant IA et les agents connectés : un lecteur obtient des réponses en lecture seule ; les propositions sont revérifiées au moment de la confirmation.
- Les applications connectées agissent avec les autorisations de l’utilisateur qui les a autorisées.
Autorisations pour les applications
Section intitulée « Autorisations pour les applications »Le groupe d’autorisations Intégrations détermine qui peut travailler avec les applications du Marketplace d’applications :
| Autorisation | Permet | Détenue par défaut par |
|---|---|---|
integrations.read |
Voir Applications → Applications installées et le détail de chaque application, ouvrir les applications installées, et voir leurs menus, leurs cartes et leurs Données de l’application dans vos documents. | Tous les rôles |
integrations.manage |
Installer et désinstaller des applications, et rédiger, modifier ou supprimer l’avis de votre entreprise sur une application. Elle couvre aussi la connexion, la configuration et la déconnexion des intégrations de point de vente et d’e-commerce. | Propriétaires et administrateurs |
Pour permettre à un membre de gérer les applications, ouvrez Modifier les autorisations pour ce membre et activez integrations.manage sous Intégrations — ou accordez-la à tout un rôle dans l’onglet Rôles. Utiliser une application installée est une autre affaire : l’application agit avec votre rôle pendant que vous l’utilisez, si bien qu’un lecteur qui en ouvre une obtient des résultats en lecture seule, et modifier le champ d’une application dans un document exige l’autorisation qui permet de modifier ce document. Voir Trouver et installer des applications.