Corrections : annuler, passer en perte, contre-passer
Une fois qu’un élément est comptabilisé, OneBooks ne modifie ni ne supprime jamais ses lignes de grand livre. Chaque correction est une nouvelle écriture qui annule ou ajuste l’ancienne : la piste d’audit reste ainsi complète et n’importe quel rapport peut être régénéré à n’importe quelle date.
Les trois mécanismes
Section intitulée « Les trois mécanismes »| Vous voulez… | Utilisez | Ce qui est comptabilisé |
|---|---|---|
| Défaire un document qui ne devrait pas exister (doublon, mauvais client) | Annuler la facture ou l’achat ; supprimer un encaissement, un paiement fournisseur ou une charge ; annuler un virement interne | Une contre-passation de l’écriture d’origine. Le document reste visible avec le statut Annulée. |
| Réduire après coup un document correct (marchandise retournée, prix revu à la baisse) | Avoir (retour de vente) ou note de débit (retour d’achat) | Une nouvelle écriture qui contre-passe une partie des produits ou du coût, et de la taxe. |
| Acter qu’un client ne paiera jamais | Passer en perte la facture (via l’API ou l’assistance — voir Statuts de facture) | Une charge pour créance irrécouvrable en contrepartie de la créance client ; les produits sont conservés. |
| Corriger une écriture manuelle | Contre-passer l’écriture, puis comptabiliser la bonne | La contre-passation, plus la nouvelle écriture. |
Ce qui ne peut pas être corrigé directement
Section intitulée « Ce qui ne peut pas être corrigé directement »- Les lignes, la remise ou l’indicateur d’autoliquidation d’une facture envoyée — annulez-la et émettez-en une nouvelle, ou utilisez un avoir.
- Une facture ZATCA autorisée ou déclarée — uniquement par un avoir. Voir Arabie saoudite.
- Tout élément situé dans un exercice fiscal verrouillé ou clôturé — déverrouillez-le ou rouvrez-le d’abord. Voir Exercices fiscaux.
Datation des contre-passations
Section intitulée « Datation des contre-passations »Une contre-passation est datée dans la période du document d’origine tant que cette période est encore ouverte ; sinon, elle est datée du jour, de sorte qu’une correction ne tombe jamais dans un exercice verrouillé.