Un encaissement enregistre l’argent reçu d’un client et solde une ou plusieurs factures. Enregistrez-le depuis la facture lorsque vous savez quelle facture il règle, ou depuis Ventes → Encaissements lorsqu’un seul virement couvre plusieurs factures.
Enregistrer un encaissement sur une facture
Section intitulée « Enregistrer un encaissement sur une facture »- Ouvrez la facture (statut Envoyée ou Partiellement payée) et sélectionnez Enregistrer un encaissement.
- Saisissez le montant — le solde complet est proposé ; un montant inférieur enregistre un encaissement partiel.
- Indiquez la date du paiement, le mode (Espèces, Virement bancaire, Carte, Autre) et une référence, par exemple l’ID de la transaction bancaire ou le numéro de chèque.
- Choisissez le compte d’espèces ou de banque sur lequel l’argent est arrivé (Espèces par défaut pour les espèces, Banque pour les autres modes).
- Sélectionnez Enregistrer.
La facture passe à Partiellement payée ou Payée. Un montant supérieur au solde est refusé — enregistrez plutôt l’excédent comme un encaissement indépendant.
Enregistrer un encaissement pour plusieurs factures
Section intitulée « Enregistrer un encaissement pour plusieurs factures »- Ouvrez Ventes → Encaissements et sélectionnez Enregistrer un encaissement.
- Choisissez le client, saisissez le montant total, la date, le mode et la référence.
- Répartissez le montant entre les factures ouvertes du client — la plus ancienne d’abord est proposée. Tout reliquat reste en crédit non affecté sur le client.
- Sélectionnez Enregistrer.
Crédit non affecté et avoirs
Section intitulée « Crédit non affecté et avoirs »La fiche d’un client affiche un bandeau lorsque de l’argent attend d’être affecté — issu d’un encaissement indépendant ou d’un avoir confirmé. Sélectionnez Affecter le crédit pour le compenser avec les factures ouvertes.
Chaque encaissement dispose d’un reçu au format PDF — ouvrez les actions de l’encaissement et sélectionnez Télécharger le reçu. Les reçus utilisent le modèle d’impression Reçu.
Supprimer un encaissement
Section intitulée « Supprimer un encaissement »Supprimer un encaissement (autorisation payments.delete, propriétaires et administrateurs par défaut) contre-passe son écriture au grand livre et rouvre les factures qu’il soldait — les soldes et les statuts sont rétablis dans la même opération. Utilisez cette action pour un encaissement saisi par erreur ; pour un paiement rejeté par la banque, mieux vaut supprimer l’encaissement et le ressaisir lorsque l’argent arrive réellement.